Comptabiliser les charges de personnel est assez simple si l’on considère la technique comptable. Il s’agit tout simplement de débiter les comptes de charges dédiés puis de créditer les comptes de tiers concernés (notamment, il s’agit du personnel et des organismes sociaux).
La paie : une étape contraignante pour l’entreprise
Dans la pratique, la préparation de la paie et l’organisation comptable qui y est associée constituent une tâche lourde et complexe. Par ailleurs, cette étape coûte cher à l’entreprise alors qu’elle est incontournable, surtout si elle opte pour un système totalement informatisé. Ces difficultés sont liées à la présence des contraintes légales et règlementaires, mais aussi du nombre trop important des organismes et tiers intervenant durant cette période. La variabilité des bases de calcul ainsi que la diversité des taux de cotisations sociales sont aussi en cause. Au sein d’une entreprise, il est nécessaire d’assurer une organisation sans faille du traitement administratif et comptable de la paie pour ne pas avoir à subir des préjudices importants et pour éviter l’éclatement de tensions avec le personnel. Par exemple, les responsables des ressources humaines ne sont pas sans avoir que des retards de versement peuvent entraîner le paiement de pénalités par l’entreprise.
Les charges de personnel
D’après le Plan Comptable Général, les charges de personnel sont composées de deux éléments. D’une part, on a les rémunérations du personnel de l’entreprise (dans le cas d’une entreprise individuelle, il s’agit de la rémunération de l’exploitant individuel). D’autre part, on a les charges relatives à ces rémunérations, notamment, les charges de sécurité sociale ou encore les caisses de retraite par exemple. Enfin, même si les impôts et les taxes ne sont pas considérés comme des éléments des charges du personnel, il n’en demeure pas moins qu’ils font partie du coût du travail. La rémunération du personnel ainsi que les charges sociales qui y sont rattachées sont à inclure dans les charges de l’exercice. Elles constituent une dette pour l’entreprise. Pour évaluer ces charges, on se base sur les rémunérations brutes qui désignent l’intégralité des rémunérations. Ainsi, sont aussi concernées les rémunérations perçues par les gérants majoritaires des sociétés.
Règles de comptabilisation
Les rémunérations brutes sont enregistrées au débit du compte « 641-Rémunérations du personnel» et, en contrepartie, on crédite le compte « 421-Personnel - Rémunérations dues ». Les salariés ne reçoivent pas l’intégralité de la somme figurant au compte 421 dans la mesure où leur rémunération est diminuée du montant des cotisations précomptées. Ces dernières sont des montants retenus à la source avant que l’entreprise ne procède au paiement réel des salaires. Il s’agit de retenues pour alimenter les caisses de sécurité sociale et celles des autres organismes sociaux. La rémunération réellement perçue par un salarié est donc égale à la rémunération brute à laquelle on retranche la somme des cotisations sociales à la charge du salarié. On n’oublie surtout pas de déduire également les éventuelles retenues sur salaire. Pour plus de détails, on peut dans un premier temps débiter le compte « 641-Rémunérations du personnel » et créditer les comptes suivants : «421-Personnel - Rémunérations dues » (montant net de la rémunération), « 43-Sécurité sociale et autres organismes sociaux », «425-Personnel - Avances et acomptes » (autre retenue éventuelle sur salaire). Dans un deuxième temps, au moment du virement du salaire, on débite le compte 421 et on crédite le compte « 512-Banque ».