La nécessité d'un rapprochement bancaire
Le compte « 512-Banque » tenu par une entreprise titulaire d’un compte en banque et son compte géré par cette banque constituent ce que l’on appelle des comptes réciproques. À une date précise, les soldes de ces deux types de comptes sont théoriquement égaux bien que de sens contraires. S’il y a cette égalité, c’est parce que ce sont les mêmes opérations qui entraînent les modifications dans la structure de ces comptes. Dans la pratique, cette égalité est rarement vérifiée. Les soldes sont souvent différents. D’où la nécessité d’établir un rapprochement bancaire.
Pourquoi une différence dans les soldes ?
On peut évoquer plusieurs explications. Les erreurs ainsi que les oublies dans les comptes, que ce soit celui de l’entreprise ou celui de la banque ne sont pas à écarter. Par ailleurs, il arrive que des opérations soient imputées dans le compte « 512-Banque », mais qu’elles ne le soient pas sur le compte tenu par la banque. Le constat inverse peut aussi se produire. À noter que cette deuxième situation n’est pas source d’erreur. Elle peut résulter d’un décalage d’enregistrement en raison du temps nécessaire pour qu’arrivent à l’entreprise ou à la banque les instruments de règlement. À cela s’ajoutent les délais de gestion de ces moyens de règlements au niveau des deux entités. Par exemple, un paiement par chèque est comptabilisé par l’entreprise bien que le chèque ne soit pas encore encaissé : la banque n’est pas au courant de l’existence de ce chèque et on n’a donc aucune trace de son existence sur le relevé bancaire. Autre exemple, la banque enregistre la réception d’un virement au profit de l’entreprise, mais n’a pas encore notifié celle-ci par l’envoi d’un avis de crédit : aucun enregistrement comptable n’est réalisé dans le journal de l’entreprise.
Quels sont les objectifs d’un état de rapprochement bancaire ?
L’état de rapprochement permet de faire correspondre, de faire concorder les deux soldes lesquels deviennent alors égaux. Il en résulte des enregistrements comptables au journal. Concrètement, il s’agit de mettre côte à côte le relevé bancaire de l’entreprise et les détails des opérations enregistrées dans le compte « 512-Banques ». On se lance ensuite dans une comparaison opération par opération en procédant par pointage. Ainsi, on obtient la liste des opérations qui manquent pour chaque compte. Les résultats de l’analyse sont consignés dans un tableau. C’est ce dernier que l’on désigne par « État de rapprochement ». En principe, on établit un état de rapprochement pour chaque compte détenu par l’entreprise. Le tableau possède 3 colonnes : la première est celle des libellés, la deuxième est dédiée au compte 512 chez l’entreprise et la troisième concerne le compte de l’entreprise à la banque concernée. Dans la partie « Libellés », on a en première ligne les « Soldes avant rapprochement ». Puis, dans les lignes qui suivent figurent les opérations qui manquent dans l’un ou l’autre des comptes. En dernière ligne, sont indiqués les soldes rectifiés à la date de l’état de rapprochement.