Dans ce billet, on verra comment sont comptabilisés les pièces de caisse relatives aux règlements au comptant, les chèques ainsi que les virements bancaires.
Principe général
Deux cas se présentent. D’une part, l’entreprise procède aux recouvrements des créances sur les clients. En clair, il s’agit de demander le paiement des factures relatives à une vente ou une prestation de service. D’autre part, l’entreprise initie le règlement de ses dettes à l’égard de ses fournisseurs. Autrement dit, elle procède au règlement des factures reçues de ses fournisseurs ou de ses prestataires. Aussi bien les recouvrements que les règlements ont un impact sur l’équilibre de sa trésorerie. D’ordinaire, les délais de règlement, que ce soit celui des dettes ou des créances, s’étendent sur 30 jours à 90 jours. On doit avouer que c’est assez long. Par ailleurs, les retards dans la réception des règlements déséquilibrent dangereusement la trésorerie de l’entreprise. Pour faire face à ces retards de récupération des paiements, les entreprises sont souvent contraintes de contracter des emprunts à court terme auprès des banques. Ces crédits bancaires prennent plusieurs formes. Notamment, il peut s’agir d’un droit à découvert.
Le règlement au comptant par chèque bancaire
Un règlement au comptant signifie que les créances clients sont réglées au même moment que la livraison, ou la facturation ou la prestation de service. Très souvent, le règlement se fait par la remise de chèque. La constatation de l’opération au journal obéit théoriquement à la règle suivante : débit du compte « 512-Banques» et crédit du compte « 411-Clients ». Dans la pratique, le compte 512 n’est pas mouvementé à la date de la réception du chèque dans la mesure où le compte banque ne peut-être débité qu’une fois l’entreprise reçoit l’avis de crédit. Ce dernier lui notifie que le chèque a été porté au crédit de son compte géré par la banque. C’est à cette seule condition que l’on peut considérer qu’il y a eu encaissement effectif du chèque. En attendant de recevoir l’avis de crédit de la banque, il est donc plus juste d’enregistrer la réception du chèque au compte « 5112-Chèques à encaisser » (ou, d’une manière globale, le compte « 511-Valeur à l’encaissement ». À l’encaissement effectif, le comptable fera jouer le compte « 512-Banque ».
Schéma de comptabilisation d’un paiement au comptant par chèque bancaire
Considérons le cas d’une vente de marchandises. Au moment de la facturation, on débite le compte « 411-Clients » et on crédite les comptes « 4457-Etats-TVA Collectée » ainsi que « 707-Ventes de marchandises ». Ces écritures constatent la naissance de la créance. Le même jour, l’entreprise reçoit le chèque de règlement et le remet immédiatement à l’encaissement. Dans le journal, on débite le compte « 511-Valeur à l’encaissement » et on crédite le compte «411-Clients ». Le jour de la réception de l’avis de crédit, le comptable solde le compte 511. Pour ce faire, on débite le compte « 512-Banque » et on crédite le compte « 511-Valeurs à l’encaissement ». En principe, l’entreprise reçoit l’avis de crédit une dizaine de jours à compter de la date de la remise du chèque à l’encaissement. Concernant les frais de tenue de comptes ainsi que les frais d’encaissement des chèques, ils sont enregistrés au débit du compte « 627-Services bancaires ». S’agissant d’une prestation de service soumise à TVA, on débite aussi le compte « 44566-TVA déductible sur biens et services ». On crédite enfin le compte « 512-Banque ».