La vie d’une entreprise est faite d’innombrables flux réels (transactions portant sur des biens et services) et flux monétaires. Ceci pour dire que les flux constituent le pilier de l’enregistrement comptable. Les flux monétaires sont généralement la contrepartie des flux réels et toujours, un flux génère un autre flux de sens contraire. En matière comptable, un flux entraîne un jeu de deux comptes et parfois plus. La liste des comptes est précisée par le plan comptable général. On parle de plan de compte.
Le plan de comptes
Le plan de compte est déterminé par l’article 410-5 du plan comptable général. Il existe un seul plan de compte, mais il est décliné en 3 systèmes : le système de base, le système abrégé et le système développé. Le système de base est l’intermédiaire entre l’abrégé et le développé et c’est également celui qui est le plus utilisé. La différence entre ces trois systèmes repose sur le nombre de subdivisions et de sous-comptes. L’abrégé est le plan de compte le plus simple, le système de base permet des précisions et le développé, le plus complexe, retrace les moindres détails des opérations. Par exemple, le compte « Capital et réserves » est présent dans les systèmes de base et développé tandis qu’il est absent dans le système abrégé. Ou encore, les 3 subdivisions du compte « capital », à savoir les différents comptes « Capital souscrit », figurent uniquement dans le système développé. Dernier exemple, le compte « Réserve légale » est prévu dans les systèmes abrégé et développé, mais il est absent du système de base.
Codification des comptes
Quel que soit le système, le plan de compte part de ce qu’on appelle « Classe ». On distingue en tout 8 Classes : les Comptes de capitaux (classe 1), les Comptes d’immobilisation (classe 2), les Comptes de stocks et en-cours (classe 3), les Comptes de tiers (classe 4), les Comptes financiers (classe 5), les Comptes de charges (classe 6), les Comptes de produits (classe 7) et les Comptes spéciaux (classe 8). Chaque Classe se subdivise en plusieurs comptes lesquels se déclinent à leur tour en de nombreux petits comptes. Les comptes, en plus de leurs libellés, sont codifiés à l’aide de nombres dont le premier chiffre correspond à la classe à laquelle ils appartiennent. Par exemple, « 10-capital et réserves » appartient à la « Classe 1 - Comptes de Capitaux ». Puis, le compte « 101-Capital » est un sous-compte rattaché à « 10-Capital et réserves ». Grâce à cette codification, le repérage est plus facile lorsque l’on décortique les documents comptables.
Présentation des comptes
Au niveau pédagogique, les comptes sont représentés en T. Dans la pratique, on utilise un tableau à colonnes séparées avec à gauche les informations concernant le Débit et à droite, celles relatives au Crédit. Ces informations sont les dates des opérations, leurs libellés ainsi que les sommes en jeu. Lorsque la somme est inscrite dans la partie « Débit », on dit qu’on débite le compte. Dans l’autre cas, on parle de « créditer le compte ». Plusieurs fois lors d’un exercice comptable, les comptes doivent-être soldés. Pour un compte donné, cette opération est désignée par l’expression « arrêté du compte ». Il s’agit de faire la différence entre le montant total des sommes figurant à son débit et celui des sommes enregistrées au crédit. Si le débit l’emporte sur le crédit, le solde est débiteur. Dans le cas contraire, il est créditeur. Le montant est noté dans la partie opposée à la nature du solde. Ainsi, lorsqu’un solde est créditeur, on inscrit le montant au débit du compte. Lors de l’ouverture du compte, on crédite le compte si le précédent solde est créditeur et vice versa.