Le système d’organisation comptable centralisé est indissociable des journaux divisionnaires. Le système classique n’est pas pratique lorsque le nombre des opérations à enregistrer augmente sérieusement. Il devient alors intéressant de procéder à une division du travail plus approfondie. C’est ainsi qu’on s’oriente vers le système centralisateur. Ce dernier consiste à regrouper dans un même journal les différentes opérations impliquant un même compte. Concrètement, cela donne lieu à l’établissement de plusieurs livres journal.
Les journaux auxiliaires
Dans le système classique, on a un seul journal lequel se présente sous la forme d’un tableau à deux colonnes. Dans le système centralisé, on a affaire à divers journaux : ce sont des journaux auxiliaires, également désignés par journaux divisionnaires. Un journal auxiliaire concentre dans ses lignes les imputations comptables de la même catégorie (toutes les opérations entraînant le débit d’un même compte par exemple). Il se présente sous forme d’un tableau à colonnes de ventilation. Concrètement, si on prend par exemple le journal auxiliaire baptisé Banque Crédit, on y recensera toutes les opérations ayant entraîné un crédit du compte Banque. Le tableau est composé notamment d’une colonne principale unique dans laquelle on inscrit toutes les sommes créditées. Juste à côté, on a la colonne « à débiter » avec plusieurs subdivisions. Dans chaque subdivision on inscrit pour chaque opération, les noms et les numéros des comptes à créditer ainsi que le montant correspondant.
Fondement légal et difficulté du système centralisé
Cette organisation repose sur l’article 5 du décret du 29 novembre 1983 qui ne fixe aucune limite au nombre de journaux auxiliaires et de grands livres auxiliaires tenus par une entreprise. Toujours selon cet article, chaque mois, l’entreprise doit procéder à la centralisation sur le journal principal et le grand livre principal de toutes les écritures passées dans ces journaux et livres auxiliaires. D’où le nom de ce système d’organisation comptable. On notera également que le système centralisé peut requérir un compte de liaison. Il s’agit du compte 58 – Virements internes et de ses sous-comptes. L’utilisation de ce compte éloigne le risque d’un double enregistrement lié à la manipulation des journaux auxiliaires. Il arrive en effet que des opérations nécessitent 2 enregistrements. Deuxième difficulté, une même opération peut impliquer de créditer (ou de débiter) deux comptes différents. Dans ce cas, on crée une colonne intérieure à greffer à la colonne principale.
Cas pratique de manipulation du compte de liaison
Lorsque l’on verse de l’argent en espèce sur le compte bancaire de l’entreprise, on passe une écriture aussi bien dans le journal auxiliaire Caisse Crédit (origine de l’opération c’est-à-dire la ressource donc on crédite le compte) et dans le journal auxiliaire Banque-Débit (finalité de l’opération, c’est-à-dire l’emploi donc on débite le compte). Le problème de cet enregistrement dans deux journaux auxiliaires c’est que l’on est susceptible de reporter deux fois la même opération dans le journal principal. Pour se retrouver, on utilise le compte 58. Pour ce faire, on débite le compte 58 dans le journal auxiliaire Caisse Crédit et on crédite le compte 58 dans le journal auxiliaire Banque-Débit. Lorsqu’on centralise sur le livre journal, on n’oublie pas de solder le compte 58. Pour ce faire, on débite le compte 512 Banque, on crédite le compte 58, puis juste après, on débite le compte 58 et on crédite le compte 53 – Caisse.