Ce que change la réforme pour la conservation des factures
La généralisation de la facture électronique modifie à la fois la manière de transmettre les factures et la nature des fichiers à conserver. Une facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) qui permet un traitement automatisé. Le format Factur-X associe un PDF lisible par l'humain à des données structurées exploitables par un logiciel. Un simple PDF envoyé par courriel ne répond pas à cette définition.
Un calendrier échelonné jusqu'en 2027
Les obligations liées à la facture électronique s'appliquent selon un calendrier progressif. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, tandis que l'obligation d'émission concerne dès cette date les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Elle sera étendue aux PME, aux TPE et aux micro-entreprises le 1er septembre 2027. Une entreprise qui n'émet pas encore de factures électroniques doit donc déjà organiser la conservation de celles qu'elle reçoit.
Une transmission par plateforme agréée
Les factures transitent désormais par une plateforme agréée, anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire. Le portail public de facturation ne transmet plus les factures : il tient l'annuaire des entreprises et centralise les données de transaction destinées à l'administration fiscale. Cette organisation répond à un objectif de contrôle de la TVA, mais elle ne règle pas à elle seule la question de l'archivage des documents.
Durée et conditions d'un archivage légal
Dix ans en droit commercial, six ans en droit fiscal
La durée de la conservation des factures fait régulièrement l'objet de confusions. Le droit commercial impose une conservation de dix ans, tandis que le droit fiscal retient une durée de six ans. En pratique, il est recommandé d'appliquer la durée la plus longue, afin de couvrir l'ensemble des situations de contrôle ou de litige.
Intégrité, lisibilité et authenticité
Pour conserver sa valeur probante, une facture électronique doit rester exploitable pendant toute la durée légale. Trois exigences sont habituellement retenues :
- L'intégrité, qui suppose de pouvoir démontrer que la facture n'a pas été modifiée depuis son émission ;
- La lisibilité, par un humain comme par un système informatique ;
- L'authenticité, qui permet de rattacher la facture à son émetteur.
Une facture reçue sous forme électronique doit par ailleurs être conservée sous ce même format. Se limiter à une impression papier ou à une simple copie PDF n'est pas suffisant, car une conversion peut faire disparaître les données structurées qui donnent tout son sens au document.
Où les factures électroniques sont-elles stockées ?
Trois solutions de stockage coexistent. Le choix dépend du volume de factures traité, des moyens techniques de l'entreprise et du niveau de garantie recherché pour l'archivage des factures électroniques.
Auprès de la plateforme agréée
De nombreuses plateformes agréées proposent un service d'archivage électronique sécurisé, ce qui rend la conservation largement automatique. La fonction de transmission réglementaire ne garantit toutefois pas, en elle-même, un archivage probatoire pendant toute la durée légale. Il convient donc de vérifier, dans les conditions du prestataire, la durée de conservation proposée, les formats pris en charge et les modalités de récupération des documents en cas de changement de plateforme. L'entreprise reste le responsable final de la conservation.
Sur un serveur interne sécurisé
Une entreprise peut conserver elle-même ses factures sur un serveur interne, à condition de garantir l'inaltérabilité des fichiers, leur lisibilité et leur accessibilité sur dix ans. Stocker des fichiers sur un disque dur ou dans un dossier partagé ne constitue pas un archivage légal. Cette option exige donc des procédures rigoureuses de sécurité, de sauvegarde et de contrôle des accès.
Auprès d'un tiers archiveur
Les systèmes d'archivage électronique (SAE) conformes aux normes en vigueur s'adressent notamment aux entreprises qui gèrent de gros volumes de factures. Le recours à un tiers archiveur permet de confier la conservation à un prestataire dont c'est le métier, dans un cadre conçu pour préserver la valeur probante des documents.
Distinguer sauvegarde et archivage légal
Une sauvegarde permet de restaurer des données après un incident, mais elle ne constitue pas forcément un archivage légal. L'archivage vise à préserver la preuve : il garantit que le document reste intact et lisible jusqu'au terme de la durée de conservation. Les deux dispositifs sont complémentaires, et il est conseillé de mettre en place des sauvegardes en plus de l'archivage légal.
La conservation doit également porter sur les éléments qui donnent leur sens aux factures, comme les données structurées associées. Avant de choisir un lieu de stockage, il est utile de s'assurer que l'organisation retenue permet de produire, en cas de contrôle, une copie exploitable et intègre des factures, y compris si l'entreprise change de logiciel ou de plateforme.
2 novembre 2026