Le fonctionnement des comptes obéit au principe de la partie double. La question est maintenant de savoir ce que l’on entend par « compte ». Le bilan décrit le patrimoine de l’entreprise à une période bien précise (souvent, à la fin d’un exercice). Pour sa part, le compte de résultat reconstitue l’historique de l’activité de l’exercice durant l’année comptable. Ces deux documents sont remplis avec des « comptes ».
Les biens, les créances et les dettes
Le patrimoine désigne les biens, les créances et les dettes de l’entreprise. Au niveau juridique, le patrimoine regroupe les droits (correspondant aux biens et créances en comptabilité) et les obligations (correspondant aux dettes) d’une entreprise. Au niveau comptable, la valeur du patrimoine est égale à la différence entre deux sommes : celle des créances et des biens, et celle des dettes. Dans le jargon comptable, on parle de « capitaux propres ». Mais pour avoir une image fidèle du patrimoine de l’entreprise, il faut procéder à l’affection aux capitaux propres du résultat de l’exercice et soustraire les subventions d’investissement ainsi que les provisions réglementées. On obtient alors la situation nette. Les biens et créances regroupent les éléments suivants : terrains industriels, bâtiments, matériels, mobiliers, les biens incorporels, les titres, les créances et les liquidités. Concernant les dettes, elles sont en principe contractées pour financer aussi bien l’achat des biens possédés que le cycle d’exploitation.
Les comptes du bilan : actif, passif, immobilisation ...
Dans le bilan, les biens et créances sont désignés par l’expression « Éléments d’Actifs » ou tout simplement, par le terme « Actif ». Ils sont regroupés dans les grandes catégories de comptes suivantes : comptes d’immobilisations (immobilisations incorporelles, immobilisations corporelles, immobilisations mises en concession, immobilisations en cours, immobilisations financières) et comptes d’actifs circulants (stocks, créances sur clients et les postes qui y sont liées, créances sur le personnel, créances sur l’État…). Toujours dans le bilan, les dettes sont désignées par « Passif ». Le Passif est composé des comptes de capitaux (capitaux propres et réserves), des comptes de tiers (dettes engendrées notamment par le cycle d’exploitation : fournisseurs et effets à pays, dettes fiscales et sociales…) et des comptes financiers. Ces derniers désignent les emprunts obligataires ainsi que les emprunts accordés par les banques et les établissements de crédit. En exemple, on peut citer les comptes « Valeurs mobilières de placement » ou encore les comptes « Banques, établissements financiers et assimilés ».
Le compte de résultat et les comptes de gestion
Ce sont les comptes que l’on fait figurer au compte de résultat. Dans le plan comptable général, il s’agit des subdivisions des Comptes de charges ainsi que celles des Comptes de produits. Maintenant que l’on connaît les différents types de comptes (Bilan et Compte de Résultat), il ne reste plus qu’à procéder à leur représentation schématique. Un compte est composé de deux branches : à gauche les sommes débitées (Débit) et à droite, les sommes créditées (Crédit). On obtient une représentation en T. Solder un compte c’est déterminer s’il est débiteur ou créditeur. Pour cela, on fait la différence entre la somme des débits et la somme des crédits. Si le solde est débiteur, on inscrit le montant différentiel au crédit et vice versa.