Les opérations commerciales avec l’étranger et les pays de l’Union Européenne qui n’appartiennent pas à la zone euro engendrent souvent une problématique au niveau des cours de change. Ces derniers évoluent, et de ce fait, ils sont différents au moment de la facturation et à la date de clôture de l’exercice. Cette situation est désignée par l’expression « Différence de conversion ». Comment gérer cette différence au niveau comptable ?
La notion de gain latent
Lorsque la différence de conversion est favorable à la trésorerie et au patrimoine de l’entreprise, il s’agit d’un gain latent. Ce gain est temporaire, provisoire (d’où l’expression « latent »). Il faut attendre la date de règlement pour savoir s’il est définitif. Quoi qu’il en soit, cette situation signifie que l’entreprise possède davantage de créances et moins de dettes sur la période. Enfin, au journal, la différence de conversion est inscrite dans les subdivisions du compte « 477-Différences de conversion – Passif » : « 4771-Augmentation des créances » et « 4772-Diminution des dettes ». Au moment des travaux d’inventaire, le journal reçoit les écritures suivantes.
Enregistrement des gains latents dans le journal
Au débit, on fait intervenir soit « 411-Client », soit « 401-Fournisseurs » (éventuellement, pour les opérations intracommunautaires, on utilise les comptes « 41112-Clients de l’Union Européenne » et « 40112-Fournisseurs de l’Union Européenne). Lorsqu’il s’agit d’une augmentation des créances, on opte pour 411 tandis qu’une diminution des dettes implique la mise en jeu de 401. Au crédit, vous optez soit pour « 477-Différences de conversion – Passif », soit pour une de ses subdivisions, à savoir, « 4771-Augmentation des créances » ou « 4772-Diminution des dettes ». Il faut savoir que les gains latents ne contribuent pas à la formation du résultat comptable. Enfin, dans le Bilan, l’expression « Différences de conversion-Passif » disparaît et est remplacée par « Écarts de conversion-Passif ».
La notion de pertes latentes
Il arrive que la différence de conversion soit défavorable à l’entreprise : elle se retrouve avec moins de créances et ses dettes augmentent. Cette situation est caractéristique d’une perte latente constatée au compte « 476-Différence de conversion – Actif » ou ses subdivisions : « 4761-Diminution des créances » et « 4762-Augmentation des dettes ». La terminologie du bilan impose l’expression « Ecart de conversion-Actif ». Tout comme les gains, ces pertes sont provisoires et seule la situation du cours de change au moment de la réception ou de l’envoi des paiements pourra les confirmer ou non. L’enregistrement des différences de conversions respecte le schéma en deux étapes qui suit.