Les effets de commerce désignent deux types de moyens de paiement. D’une part, on a les lettres de change, également appelées « traites », tirées par le fournisseur d’une entreprise qui doit lui effectuer un règlement. D’autre part, on a les billets à ordre souscrits par une entreprise à l’ordre de son fournisseur. Pour les comptabilisations, le fournisseur utilise le compte « 413-Clients - Effets à recevoir » tandis que le client fait jouer le compte « 403-Fournisseurs - Effets à payer ».
Naissance d’un effet de commerce
L’effet de commerce est créé en mode de règlement d’une facture déjà comptabilisée. Attention, on ne dit pas « payer avec un effet de commerce ». Dans le cas d’une demande de paiement, l’expression exacte est « tirer sur un client une lettre de change à la date du … ». Lorsqu’un fournisseur tire une lettre de change sur son client à une date précise, le jour de la notification de la demande, il crédite le compte « 411-Client » du montant du paiement et il débite le compte « 413-Clients - Effets à recevoir » du même montant. Cela signifie qu’il y a une entrée d’effets à recevoir. Autrement dit, l’effet est désormais inclus dans le portefeuille du fournisseur. À la même date, si le client accepte la demande, il débite le compte « 401-Fournisseur » et crédite le compte « 403-Fournisseurs - Effets à payer » du montant concerné. Lorsque la demande est établie le même jour que la facturation, le fournisseur crédite plutôt les comptes de vente ou ceux relatifs à l’opération. Le client crédite les comptes d’achats.
Endossement de l’effet avant échéance
Avant l’échéance de l’effet, il est possible pour le fournisseur soit de l’endosser à l’ordre de l’un de ses fournisseurs, soit de le remettre à l’escompte à sa banque. Que ce soit clair : ces deux situations n’entraînent aucun enregistrement comptable du côté du client tiré. Ce dernier n’est pas censé être au courant de la démarche de son fournisseur. Il en prendra connaissance une fois l’effet arrivé à échéance lorsque le dernier porteur (on dit aussi « bénéficiaire ») soumettra une demande de règlement. L’endossement peut se faire à l’ordre d’un fournisseur, mais cette situation est assez rare. Le principe est qu’une entreprise bénéficiaire d’un effet décide d’endosser cet effet à l’ordre d’un fournisseur à qui elle doit faire un règlement. Ainsi, elle efface en totalité ou partiellement sa dette. Elle débite alors le compte « 413-Effets à recevoir » et crédite le compte « 401-Fournisseurs ». L’endossement peut aussi de faire à l’ordre de la banque de l’entreprise si cette dernière a besoin de liquidité. On parle d’une remise à l’escompte en banque. À la réception de l’effet, la banque porte au crédit du compte de l’entreprise la valeur nette de l’effet.
Schéma des enregistrements comptables à respecter lors d’une remise à l’escompte
L’entreprise qui tire la traite sur son client en règlement d’une facture crédite le compte « 413-Client – Effets à recevoir » et crédite le compte « 5114-Effets à l’escompte ». Lorsqu’elle reçoit le bordereau d’escompte de sa banque, elle débite les comptes « 512-Banque », « 6616-Intérêts bancaires », « 627-Services bancaires », « 44566-Etat – TVA déductible sur autres biens et services », et elle crédite le compte « 5114-Effets à l’escompte ». Quant au client, ses enregistrements comptables portent sur la création de l’effet (débit du compte « 401-Fournisseurs » et crédit du compte 403-Fournisseurs – Effets à payer ») et sur son règlement (débit du compte « 403-Fournisseurs-Effets à payer » et crédit du compte «512-Banque ».