Enregistrement des factures

Comment se déroulent les imputations comptables des ventes constatées par les factures ?

Les comptes utilisés

Le comptable met en jeu les comptes suivants :

  • 41-Clients et comptes rattachés ou, pour davantage de précision, on choisit entre « 411-Clients » et « 4111-Clients - Ventes de biens ou de prestations de services ». 41 constatent les créances induites par la vente de biens ou une prestation de service liée au cycle d’exploitation.
  • 70-Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises. Pour plus de précisions, on opte pour les subdivisions qui suivent :            701-Ventes de produits finis (dans le cas d’une entreprise industrielle), 707-Ventes de marchandises (dans le cas d’une entreprise commerciale), 702-Ventes de produits intermédiaires, 703-Ventes de produits résiduels (déchets).
  • 704-Travaux, 705-Etudes et 706-Prestations de services si les ventes ne concernent ni des marchandises, ni des produits finis. Il s’agit par exemple de travaux informatiques, d’honoraires d’un bureau d’études ou de la facture d’une agence de communication.
  • 4457-Taxes sur le chiffre d’affaires collectées par l’entreprise. Dans le système développé, on utilise plutôt 44571-T.V.A. collectée.

Pour les paiements, ou les ventes au comptant, on utilise les comptes suivants : « 512-Banques », « 514-Chèques postaux », « 531.-Caisse siège social », « 413-Clients - Effets à recevoir » si le paiement est réalisé au moyen d’une lettre de change ou d’un billet à ordre.

Règles d’imputation au journal

On débite « 70-Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises » du montant hors taxe de la vente. On débite également « 4457-Taxes sur le chiffre d’affaires collectées par l’entreprise du montant de la TVA ». En contrepartie de ces 2 comptes placés au débit du journal, on crédite « 41-Clients et comptes rattachés » du prix TTC de la vente. Ces mêmes mécanismes sont valables pour les entreprises de prestation de service. La facture de vente intègre également les frais de transport si le transport est réalisé à titre onéreux. Au moment du paiement, on solde le compte 41 au profit des comptes 512 (paiement par chèque) ou 531 (paiement en espèce). En clair, on débite 41 et on crédite 512 ou 531 (ou tout autre compte de trésorerie). Tous les montants à inscrire incluent la TVA. Enfin, pour constater des retours de marchandises, on passe des écritures des écritures en sens inverse.

L’utilisation du compte 4457 signifie que l’entreprise a contracté une dette à l’égard du Trésor Public en réalisant cette vente. Une dette qu’elle n’a pas à supporter, car elle est à la charge du client.

Fréquence d’enregistrements des factures

La loi comptable impose aux entreprises d’enregistrer ses factures de Doit au jour le jour et opération par opération. Si cet enregistrement quotidien est contraignant, la loi autorise un récapitulatif périodique. Pour sa part, la législation fiscale n’est pas aussi souple. En vertu de l’article 286 du Code Général des Impôts, l’entreprise doit avoir en sa possession un livre de ventes dans lequel sont consignées toutes les opérations accompagnées de leurs références (nécessaires pour faciliter la recherche des pièces justificatives au cas où). Toutefois, cette obligation n’est pas applicable aux opérations de ventes au comptant effectuées auprès des particuliers.


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