Pour une entreprise, la question du financement se pose aussi bien lors de sa création qu’à tout moment au cours des exercices comptables qui se succèdent. Les réserves constituent une source de financement tout comme les dettes dans une certaine mesure.
La notion de réserve en comptabilité des sociétés
Les réserves désignent les bénéfices constatés en fin d’exercice et que les associés décident de ne pas distribuer en tant que dividendes. Elles peuvent contribuer à augmenter la capacité d’autofinancement de l’entreprise. Pour rappel, le montant des bénéfices est donné par le compte "120-Résultat de l’exercice (bénéfice)" inscrit aussi bien en Charges du Compte de résultat qu’au Passif du bilan dans la rubrique Capitaux Propres. Les réserves sont constituées soient parce que la loi l’impose, soit pour une raison statutaire soit pour une question fiscale soit dans l’optique d’un accroissement de la capacité d’autofinancement de la société. C’est l’Assemblée Générale (AG) qui décide de la meilleure option pour l’affectation du Résultat : elle définit la part des bénéfices qui reviendront aux actionnaires et celle qui restera au sein de la société en tant que réserve. Toutefois, elle n’a pas autorité sur sa décision. Elle se contente d’établir une proposition de répartition qu’elle transmet au Conseil d’Administration pour validation. Une fois validée, l’affection est mise en œuvre.
L’affectation du Résultat en entreprise individuelle
La notion de réserve est absente dans le cas d’une entreprise individuelle. À la fin de l’exercice comptable, si le résultat est bénéficiaire, l’entrepreneur individuel a deux options qu’il peut cumuler : soit il utilise les bénéfices dans leur intégralité ou partiellement (il les prélève à son profit), soit il maintient les bénéfices (ou une portion) dans l’entreprise pour améliorer sa force d’autofinancement. Dans cette deuxième alternative, le capital de l’entreprise augmente. Dans les deux cas, on débite le compte 120-Résultat de l’exercice (bénéfice) du montant du solde créditeur inscrit en Charges du Compte de Résultat et on crédite soit le compte "101-Capital", soit le compte "512-Banque", soit les 2 dans le cas où l’exploitant prélève une partie des bénéfices et se sert de l’autre partie pour augmenter le capital de son entreprise afin d’optimiser sa politique d’autofinancement.
Les subdivisions du compte 16-Emprunts et dettes assimilées
La capacité d’autofinancement ne suffit pas toujours pour mettre en œuvre des investissements. Du coup, les entreprises recourent souvent aux emprunts. Les grandes sociétés peuvent emprunter auprès du public : c’est l’emprunt obligataire. Les PME et micro-entreprises passent par les banques et les institutions de microcrédit. Au niveau comptable, les emprunts sont enregistrés au crédit des subdivisions du compte "16-Emprunts et dettes assimilées" et en retour, on débite le compte lié à l’emploi de l’emprunt (par exemple : "512-Banque"). La somme à inscrire dans les comptes correspond au montant nominal de l’emprunt. Puis, à chaque échéance de remboursement, on débite les comptes 16 (portion à rembourser du capital, donc sans les intérêts) et "66-Charges financières" (montant de l’intérêt correspondant à cette partie remboursée du capital). En contrepartie, on crédite le compte correspondant au mode de paiement (par exemple : s’il s’agit d’un chèque bancaire, on crédite le compte "512-Banque").