La comptabilisation des charges et produits constatés d’avance et à répartir

On peut parler ici d’une anticipation comptable des charges et des produits. La régularisation de ces constatations anticipées doit se faire en fin d’exercice dans le cadre des travaux d’inventaire.

Les charges courantes constatées d’avance

Ce sont des charges rattachées à l'exercice N+1 mais qui dont l’enregistrement est intervenu en N. Il existe de nombreuses situations à l’origine des charges constatées d’avance. On peut citer une prime annuelle d’assurance dont le paiement est intervenu en N bien qu’elle concerne N+1. Autre exemple, plusieurs mois de loyer en N+1 sont payés à l’avance durant N. On intègre également dans cette catégorie les fournitures administratives qui n’ont pas été consommées. Dernier cas, durant l’exercice N, le comptable procède à l’enregistrement d’une facture qu’un fournisseur a fait parvenir malgré que la livraison des marchandises en question ne seront livrées qu’en N+1. Dans tous les cas, la comptabilisation est la même : on crédite le compte de charge et on débite le compte « 486 - Charges constatées d'avance ». Afin de respecter l’indépendance des exercices comptables, la contrepassation des écritures de régularisation est obligatoire à l’ouverture de N+1.

Par ces régularisations, on fait effectivement supporter les charges par l’exercice N+1.

Les PCA ou produits courants constatés d'avance

Ce sont des produits qui naîtront durant l'exercice N+1 mais dont les enregistrements ont eu lieu en N. Les produits constatés d’avance sont considérés comme une dette que l’exercice N  contracte sur l’exercice N+1. Ici également plusieurs cas de figure peuvent se présenter. Parmi ceux-ci, il y a l’encaissement en exercice N par l’entreprise du montant de plusieurs mois en N+1 de loyer d’un bâtiment qui lui appartient. Il y a également produit constaté d’avance lorsqu’une facture de vente est enregistrée alors que la livraison des marchandises concernées n’a pas encore été faite. Lors des travaux d’inventaire, le comptable débite le compte de produit concerné et crédite le compte « 487 – Produits constatés d’avance ». À l’ouverture de l’exercice N+1, il faut contrepasser ces écritures de régularisation.

Les charges courantes à répartir

Il existe des frais dont la répartition a posteriori sur plusieurs exercices est autorisée par le PCG. Parmi ces frais, il existe ceux dont l’enregistrement a eu lieu durant l’exercice et qui sont liés à des opérations à venir bien précises. Ces frais présentent de grandes chances de rentabilité globale c'est-à-dire qu’ils sont grandement susceptibles de générer des produits conséquents. On les regroupe dans le compte « 4811 – Charges différées ». On peut citer les frais de publicité préparant la sortie d’un produit. Ces frais sont répartis sur une durée maximale de 5 années. Le schéma de comptabilisation de ces frais se fait en 3 étapes.

Comptabilisation des charges différées

1re étape : durant l’exercice, on débite le compte de charge concerné par les frais ainsi que le compte « 44566 - T.V.A. sur autres biens et services » et on crédite le compte de trésorerie lié (par exemple : « 512 – Banque »).

2e étape : à la clôture de l’exercice, on débite le compte « 4811 – Charges différées » et on crédite le compte « 791 – Transfert de charges d’exploitation ». On inscrit dans les 2 comptes le montant hors taxe des frais dont il est question.

3e étape : on débite le compte « 6812 – Dotations aux amortissements des charges d’exploitation à répartir » et on crédite « 4811 – Charges différées ».  Cette 3e étape est à répéter à chaque fin d’exercice inclus dans le plan d’étalement. Le montant à inscrire dans les comptes est celui de l’estimation des retombés des dépenses engagées sur chacun des exercices.


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