En matière de comptabilité, dans une entreprise, à chaque opération générant un mouvement financier correspond un compte. Chaque opération génère un flux dont le point de départ est une ou plusieurs ressources et le point d’arrivée est un ou plusieurs emplois. Ce fonctionnement est traduit en comptabilité par les notions de compte, débit et crédit. Un compte est soit débité soit crédité.
L’enregistrement au journal et le grand-livre
Le journal est un livre comptable qui relate toutes les opérations effectuées par une entreprise sur une période donnée. Ces opérations sont enregistrées au journal selon un ordre chronologique. Le journal se présente sous la forme d’un tableau à quatre colonnes. Pour chaque opération, la première colonne est destinée à l’inscription des numéros de compte concernés, c’est-à-dire, ceux qui sont à débiter et à créditer. La 2e colonne informe sur la date de chaque opération ainsi que le nom des comptes et d’éventuels libellés explicatifs de l’opération. La troisième colonne présente les montants débités tandis que la 4e colonne informe sur le montant crédité. En vertu du principe de la partie double, la somme totale des montants figurant dans la troisième colonne doit être égale à celle qui figure dans la quatrième colonne. L’ensemble des comptes qui ont fait l’objet d’un enregistrement au journal est ensuite consigné dans le grand-livre.
La balance
La balance est un tableau qui récapitule à une date bien précise, généralement chaque fin de mois, la liste des comptes qui ont fait l’objet d’un mouvement sur une période précise (par exemple : durant le mois). La balance, considérée comme un instrument de contrôle, indique pour chaque compte le total des débits ainsi que celui des crédits et le solde. En pratique, le tableau de la balance se compose de trois colonnes. La première colonne est dédiée aux libellés des comptes et on commence par les comptes de bilan pour finir avec les comptes de gestion. C’est dans la 2e colonne que l’on inscrit les sommes en jeu (les mouvements). D’ailleurs cette colonne est subdivisée en débit et crédit. Les montants débités sont à gauche et les montants crédités à droite, alignés au nom des comptes concernés. La troisième colonne regroupe le montant des soldes. Elle possède également deux parties à savoir, les soldes débiteurs des comptes à gauche et les soldes créditeurs des comptes à droite.
La partie double
On l’a vu, un même flux peut avoir plusieurs ressources et plusieurs emplois. Lorsque cela se produit, plusieurs comptes sont débités et crédités. Dans ce cas, la précaution à tenir est de vérifier que pour chaque compte, il y a une égalité entre le débit et le crédit. Par conséquent, le total du débit des comptes doit toujours être égal au total de leur crédit. De même, les soldes débiteurs et les soldes créditeurs sont forcément identiques. C’est cette égalité l’on appelle « principe de la partie double ». Dans la pratique, il faut constamment vérifier l’existence des trois égalités suivantes : dans la balance, le total des débits est impérativement égal à celui des crédits et les montants doivent correspondre à ceux que l’on trouve dans le journal. Il découle de ce constat que dans la balance, le total des soldes créditeurs est égal aux soldes créditeurs dans la balance.