Pour une entreprise, l’emploi de salariés engendre des charges, parfois conséquentes, à verser à chaque personne employée ainsi qu’aux organismes sociaux. D’une manière générale, le personnel reçoit des salaires tandis que les organismes sociaux encaissent les cotisations sociales. Comment est calculé le salaire du personnel et quels sont les documents nécessaires au traitement comptable de la paie ?
Salaire net et salaire brut
Le salaire net est celui que l’entreprise verse effectivement au salarié. Le salaire net à payer est égal au total du salaire brut diminué des retenues. Le montant des retenues est égal aux montants des cotisations salariales ajoutés des autres retenues. Concernant le total du salaire brut, il est composé de plusieurs « branches ». On a le salaire de base, ainsi que les heures supplémentaires, les primes et indemnités, les éventuelles indemnités de congés payés et enfin les avantages en nature. Concernant le salaire de base, il en existe deux types : le salaire mensualisé (également appelé « salaire mensuel » et le salaire horaire. Le salaire mensuel est calculé sur la base de 151,65 heures de travail effectif par mois (sachant que le nombre d’heures hebdomadaires de travail est de 35 heures). Pour calculer le salaire horaire, on multiplie le taux horaire par le nombre d’heures travaillées sur la période.
Les documents nécessaires à la comptabilité
Le salarié reçoit un bulletin de salaire chaque fois qu’il perçoit son salaire. Le bulletin de salaire comporte des mentions obligatoires ainsi que des mentions facultatives (par exemple : le montant des versements facultatifs). Parmi les mentions obligatoires, on a l’identification de l’employeur (y compris son numéro de SIREt) et du salarié (dont sa fonction et son numéro de sécurité sociale), le montant de son salaire de base, les heures supplémentaires effectuées, les congés payés, les retenues salariales et les charges patronales. Outre l’établissement du bulletin de salaire, une entreprise doit tenir un livre des salaires. Ce document obligatoire contient la liste de l’intégralité des éléments de la paie des salariés sur chaque mois. Enfin, l’entreprise détient une fiche individuelle pour chaque salarié et sur laquelle figurent notamment le salaire net imposable de chaque mois ainsi que le montant total des salaires nets imposables depuis janvier de l’année en cours. Les fiches individuelles servent à la déclaration annuelle du salaire net imposable de chaque salarié auprès de l’administration fiscale.
Les règles de comptabilisation des avances
Pour les avances et les oppositions suite à une saisie-arrêt sur salaire en faveur d’un créancier du salarié, on débite « 425-Personnel - Avances et acomptes » et « 427-Personnel – Oppositions » et on crédite « 512-Banque ». Puis, au moment de l’établissement du bulletin de paie, on débite «421-Personnel - Rémunérations dues » et on crédite « 425-Personnel - Avances et acomptes » et « 427-Personnel – Oppositions ».
Les règles de comptabilisation du bulletin de salaire
Pour le bulletin de salaire, on débite « 641-Rémunérations du personnel » et on crédite «421-Personnel - Rémunérations dues ». Le montant à inscrire est égal à la somme du salaire de base, des heures supplémentaires, des primes et indemnités ainsi que des avantages en nature. Après le règlement du salaire net à payer, on débite «421-Personnel - Rémunérations dues » et on crédite « 512-Banque ».
Les règles de comptabilisation des cotisations
Pour les cotisations sociales salariales, on débite «421-Personnel - Rémunérations dues » et on crédite « 43-Sécurité sociale et autres organismes sociaux ». Quant aux charges patronales, on débite «645-Charges de sécurité sociale et de prévoyance » et on crédite « 43-Sécurité sociale et autres organismes sociaux ». Lors du règlement des cotisations totales, on débite « 43-Sécurité sociale et autres organismes sociaux » et on crédite « 512-Banque ».